Системой электронного документооборота называют ничем иным, как автоматизированной системой для неограниченного количества пользователей, которая сопровождает управление деятельности организационной структуры, которая построена по иерархическому принципу для того, чтобы функции этой организацией были должным образом соблюдены.

Более того, предполагается, что весь процесс управления этой организационной структурой основан на документах, которые читаются человеком. Эти документы содержат в себе инструкции для рабочего коллектива, которые необходимо соблюдать неукоснительно. Интересным фактом является то, что систем управления документооборотом оперирует такими понятиями, как собственно документооборот, электронный документооборот, машиночитаемый документ, электронный документ и электронная подпись.

Документооборот имеет все признаки процесса движения документации, которая датируется со времени создания до выполнения. Электронным документом представляют унитарный механизм работы с документацией, которая представлена в электронном виде.